Dienstleister buchen: die richtige Reihenfolge

Nach der Verlobung fühlt sich alles gleich dringend an. Die Freundin schwärmt von ihrer Floristin, auf Instagram taucht eine Torte auf, die Schwiegermutter fragt nach der Papeterie, und irgendwo dazwischen ist noch kein Datum gebucht. Die gute Nachricht: Es gibt eine sinnvolle Reihenfolge, und sie folgt einer einzigen Logik. Wer sie einhält, bekommt seine Wunschkandidaten. Wer sie umdreht, sucht am Ende Ersatzlösungen für die Dinge, die eigentlich am wichtigsten waren.

Das Prinzip: erst die Unikate, dann die Skalierbaren

Manche Dienstleistungen gibt es an eurem Datum genau einmal. Eine Fotografin kann an einem Samstag nur eine Hochzeit begleiten, eine Band nur auf einer Bühne stehen, eine Location nur eine Feier beherbergen. Andere Leistungen lassen sich vervielfältigen: Ein Floristikbetrieb kann drei Aufträge parallel binden, eine Konditorei mehrere Torten backen, ein Verleih mehrere Sätze Stühle liefern. Die Unikate bucht ihr zuerst, weil sie ausverkauft sind, sobald sie weg sind. Die skalierbaren Gewerke kommen später, weil dort fast immer noch Kapazität da ist.

Gute Fotografinnen und gefragte Bands haben genau einen Samstag pro Woche. Euer Datum konkurriert mit jedem anderen Paar der Saison.

Die Reihenfolge mit Vorlaufzeiten

Die Zeitangaben beziehen sich auf den Abstand zum Hochzeitstag und gelten für die klassische Saison von Mai bis September sowie für Samstage. Für einen Freitag im März dürft ihr großzügig abziehen.

Location, 12 bis 18 Monate vorher

Sie ist der größte Kostenblock mit etwa 40 Prozent des Budgets und bestimmt Datum, Gästezahl und Stil. Beliebte Häuser vergeben ihre Sommersamstage anderthalb Jahre im Voraus. Klärt vor der Unterschrift die Punkte, die später niemand mehr ändern kann: Sperrzeit, Regenlösung, ob eigenes Catering erlaubt ist und wie lange ihr am Vortag aufbauen dürft.

Fotografin oder Fotograf und Video, 9 bis 12 Monate vorher

Das ist das Gewerk, von dem am Ende am meisten übrig bleibt, entsprechend früh sind die guten Leute weg. Schaut euch immer eine komplette Hochzeit an, nicht nur die zehn schönsten Bilder eines Portfolios, und achtet darauf, ob euch die Menschen auf den Fotos sympathisch sind. Wenn ihr auch einen Film wollt, bucht beides zusammen, ein eingespieltes Team arbeitet sich am Tag nicht gegenseitig ins Bild.

Musik, Band oder DJ, 9 bis 12 Monate vorher

Die Musik entscheidet über den Abend, und gefragte Bands sind früher ausgebucht als fast alles andere. Hört euch Livemitschnitte an statt Studioaufnahmen und fragt nach dem Ablauf: Wie viele Sets, wie lange die Pausen, was läuft dazwischen. Klärt gleich mit, wer die Technik für Trauung und Reden stellt, das fällt sonst am Tag zwischen alle Stühle.

Freie Trauung, 8 bis 12 Monate vorher

Eine gute Rednerin bereitet jede Zeremonie individuell vor und nimmt deshalb nur eine begrenzte Zahl von Terminen an. Führt vor der Buchung ein Gespräch, denn hier zählt der Ton mehr als der Lebenslauf: Diese Person spricht vierzig Minuten lang über euch, vor allen Menschen, die euch wichtig sind.

Catering, 8 bis 10 Monate vorher

Falls eure Location das Essen nicht vorgibt, gehört das Catering in diese Phase, denn Menü und Service bestimmen einen großen Teil der Pro-Kopf-Kosten von 120 bis 200 Euro je Gast. Vereinbart ein Probeessen, und lasst euch das Angebot mit Personalschlüssel und Getränkepauschale schriftlich geben, genau dort entstehen später die Nachforderungen.

Floristik und Styling, 4 bis 6 Monate vorher

Blumen sind saisonabhängig, deshalb lohnt sich das Gespräch erst, wenn Location und Farbwelt stehen. Bringt Bilder eurer Räume mit, nicht nur Pinterest-Sträuße. Haare und Make-up bucht ihr im selben Zeitfenster inklusive Probetermin, und plant für den Morgen realistisch, mehrere Personen brauchen mehr Zeit, als der Zeitplan zunächst vorsieht.

Papeterie, 4 bis 6 Monate vorher

Die Einladungen sollen etwa vier Monate vor dem Fest bei den Gästen sein, bei Auslandshochzeiten deutlich früher. Rechnet Gestaltung, Korrekturschleifen und Druck mit ein und bestellt zehn Prozent mehr, als ihr braucht, Nachdrucke sind teuer und dauern.

Torte und Sweets, 2 bis 3 Monate vorher

Konditoreien planen kurzfristiger, und der Geschmack lässt sich ohnehin erst sinnvoll festlegen, wenn das Menü steht. Sagt beim Probieren früh, wie viele Gäste wirklich Kuchen essen, oft ist die Torte kleiner nötig und dafür schöner möglich.

Verleih und Deko, zuletzt

Stühle, Geschirr, Zelt, Lichterketten: Das kommt an den Schluss, weil es sich an Raum, Gästezahl und Wetterplan orientiert. Prüft hier besonders die Logistik, also wer wann liefert, wer aufbaut und wer die Kisten am Sonntagmorgen wieder abholt.

Koordination: wer briefet wen

Ab dem Moment, in dem mehrere Gewerke gebucht sind, entsteht eine zweite Aufgabe neben dem Buchen: Die Beteiligten müssen voneinander wissen. Legt eine gemeinsame Kontaktliste an und schickt spätestens vier Wochen vorher einen Ablaufplan an alle, mit Ankunftszeiten, Ansprechpartner vor Ort und Handynummern. Die typischen Reibungspunkte sind immer dieselben: Aufbauzeiten, die sich überschneiden, ein Fotoshooting im goldenen Licht, das mit dem Buffet kollidiert, und Technik, die niemand angemeldet hat.

Am Hochzeitstag selbst braucht es genau eine Person, die diese Fäden hält, und das solltet ihr nicht sein. Ob das eine Tagesbegleitung ist, die ab etwa 1.200 bis 1.500 Euro buchbar ist, oder eine organisierte Freundin mit Liste, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass alle Dienstleister vorher wissen, wen sie fragen, wenn etwas klemmt.