So findet ihr eure Hochzeitslocation

Die Location ist die erste große Entscheidung eurer Hochzeitsplanung, und sie ist auch die folgenreichste. Sie legt fest, an welchem Datum ihr feiert, wie viele Gäste überhaupt passen, wie die Bilder später aussehen und wie viel Geld für alles andere übrig bleibt. Rund 40 Prozent des Budgets hängen an ihr, bei einem durchschnittlichen Gesamtbudget von etwa 17.000 Euro ist das der mit Abstand größte Posten. Deshalb lohnt es sich, hier langsam zu sein, auch wenn nach der Verlobung alle fragen, wo es denn stattfindet.

Warum die Location zuerst kommt

Fast alle anderen Entscheidungen hängen an ihr. Das Datum ergibt sich aus der Verfügbarkeit, nicht umgekehrt, außer ihr habt einen Tag, von dem ihr nicht abweichen wollt. Die Gästezahl wird von der Kapazität begrenzt, der Stil des Hauses bestimmt, ob eure Deko passt, und viele Häuser schreiben den Caterer vor. Wer zuerst die Fotografin bucht und danach die Location sucht, schränkt sich unnötig ein.

Umgekehrt heißt das: Bevor ihr die erste Besichtigung vereinbart, braucht ihr drei Zahlen. Ein grobes Gesamtbudget, eine ungefähre Gästezahl und einen Zeitraum, in dem ihr feiern wollt. Ohne diese drei Angaben kann euch niemand ein sinnvolles Angebot machen, und ihr verliebt euch in Häuser, die von vornherein nicht passen.

Die Suche eingrenzen

Region und Anfahrt

Überlegt zuerst, wo eure Gäste herkommen. Eine Stunde Fahrt ist für die meisten kein Problem, ab zwei Stunden braucht ihr Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe, und die sollten am Wochenende eurer Hochzeit auch frei sein. Prüft das früh, gerade in Ferienregionen. Ob es Parkplätze gibt und ob nachts noch ein Taxi kommt, klingt nebensächlich, entscheidet aber darüber, wann eure Feier endet.

Kapazität ehrlich rechnen

Wenn ein Haus mit 120 Personen wirbt, ist das oft die Zahl für eine Bestuhlung in Reihen ohne Tanzfläche, ohne Bühne und ohne Buffetstationen. Fragt konkret: Wie viele Gäste sitzen an runden Tischen, wenn gleichzeitig eine Tanzfläche und ein Buffet aufgebaut sind? Diese Zahl liegt regelmäßig zwanzig bis dreißig Prozent unter der Werbezahl. Plant außerdem oben etwas Luft, Gästelisten wachsen fast immer.

Drinnen, draußen und der ehrliche Plan B

Eine Trauung im Garten ist wunderschön, bis es regnet. Fragt bei jeder Außenfläche nach dem Schlechtwetterplan und lasst ihn euch zeigen, nicht beschreiben. Wichtig ist auch, wie lange der Umbau dauert und bis wann ihr euch entscheiden müsst. Ein Plan B, der zwei Stunden Umbau braucht, ist am Hochzeitsmorgen kein Plan, sondern ein Problem. Denkt bei Zelten an Boden, Heizung und Strom, das sind drei getrennte Kostenpunkte.

Der Fragenkatalog für die Besichtigung

Nehmt diese Liste mit und arbeitet sie ab, auch wenn ihr sofort begeistert seid. Gerade dann.

• Exklusivität: Gehört uns das ganze Haus, oder findet parallel eine zweite Feier statt?
• Catering: Gibt es eine Bindung an das Haus oder eine Liste zugelassener Anbieter? Was kostet es, einen eigenen Caterer mitzubringen?
• Getränke: Pauschale oder Abrechnung nach Verbrauch? Was ist in der Pauschale enthalten, und ab wann läuft sie?
• Zeiten: Wann dürfen wir aufbauen, wann muss abgebaut sein, und was kostet es, den Aufbau schon am Vortag zu machen?
• Sperrstunde: Wann ist Schluss, wann muss die Musik nach drinnen, gibt es Auflagen zur Lautstärke?
• Technik: Wie viel Strom liegt an, wo sind die Anschlüsse, gibt es Tonanlage und Licht im Haus?
• Ausstattung: Sind Tische, Stühle, Geschirr und Wäsche enthalten oder wird alles gemietet?
• Parken und Übernachtung: Wie viele Stellplätze gibt es, gibt es Zimmer im Haus, gibt es ein Kontingent in der Nähe?
• Kaution und Absage: Wie hoch ist die Kaution, welche Anzahlung wird fällig, und was gilt bei Verschiebung?
• Ansprechpartner: Wer ist am Hochzeitstag vor Ort, und bis wann?

Unterschreibt nie direkt nach der ersten Besichtigung. Schlaft eine Nacht darüber und rechnet das Angebot einmal komplett durch, mit Getränken, Miete, Reinigung und allem, was nicht in der Pauschale steht.

Versteckte Kosten

Der Mietpreis ist selten der Endpreis. Diese Posten tauchen erst in der Rechnung auf, wenn ihr nicht danach fragt:

• Korkgeld: eine Gebühr pro Flasche, wenn ihr eigene Getränke mitbringt, und sie kann den Preisvorteil auffressen
• Endreinigung: oft eine Pauschale, manchmal nach Aufwand, gelegentlich mit Auflagen wie Kerzenwachs oder Konfetti
• Security: ab einer bestimmten Gästezahl oder bei Feiern im Freien vorgeschrieben
• Heizpilze, Zeltboden, Stromaggregat: alles, was eine Außenfläche erst benutzbar macht
• Stuhl-, Tisch- und Geschirrmiete: wenn die schönen Stühle nicht die enthaltenen Stühle sind
• Personal über die Kernzeit hinaus: jede Stunde nach Mitternacht wird meistens einzeln berechnet

Rechnet zwei bis drei Angebote vollständig durch, mit eurer echten Gästezahl. Erst dann seht ihr, welches Haus wirklich das günstigere ist. Es kommt regelmäßig vor, dass die teurere Miete am Ende die kleinere Gesamtrechnung ergibt, weil weniger dazugemietet werden muss.

Wann ihr suchen und buchen solltet

Beliebte Häuser sind 12 bis 18 Monate im Voraus ausgebucht, Samstage in der Hauptsaison zwischen Mai und September gehen zuerst weg. Wenn ihr auf ein bestimmtes Haus festgelegt seid, richtet euer Datum danach und nicht umgekehrt. Seid ihr flexibel, öffnet sich vieles: Freitage, Sonntage und die Monate März, April und Oktober sind deutlich leichter zu bekommen und oft spürbar günstiger.

Besichtigt idealerweise drei bis fünf Häuser, mehr verwirrt nur. Geht wenn möglich zur Tageszeit eurer Feier hin, damit ihr das Licht seht, und fragt, ob ihr bei einer laufenden Hochzeit kurz vorbeischauen dürft. Nichts sagt mehr über ein Haus aus als ein voller Saal um 22 Uhr.