Den richtigen Hochzeitsplaner finden

Hochzeitsplaner ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung. Wer morgen ein Gewerbe anmeldet und eine hübsche Website online stellt, darf sich so nennen. Das ist keine Warnung vor der Branche, es gibt hervorragende Quereinsteigerinnen und es gibt mittelmäßige Absolventen teurer Lehrgänge. Es heißt nur: Auf einen Titel oder ein Zertifikat könnt ihr euch nicht verlassen, ihr müsst selbst hinschauen. Die gute Nachricht ist, dass das schneller geht als gedacht, wenn ihr wisst, worauf es ankommt.

Warum die Auswahl schwerer ist, als sie aussieht

Auf Instagram sehen alle Profile gleich gut aus. Gedeckte Farben, Ranunkeln, ein Paar im Gegenlicht. Was ihr dort seht, sind fast immer Fotos der Fotografin, nicht die Arbeit des Planers, und ein Teil davon stammt aus Styled Shoots, also inszenierten Fotoproduktionen ohne echtes Brautpaar und ohne echten Zeitdruck. Ein Styled Shoot zeigt Geschmack, aber er beweist nicht, dass jemand 120 Gäste durch einen Regentag bringt.

Dazu kommt, dass ihr diese Entscheidung genau einmal trefft und keine Vergleichswerte habt. Ihr wisst nicht, was ein normales Honorar ist, was ein normaler Vertrag enthält und was am Hochzeitstag üblich ist. Genau deshalb lohnt es sich, den Auswahlprozess bewusst zu strukturieren statt nach Bauchgefühl und Bildsprache zu entscheiden.

Worauf ihr wirklich achten solltet

Referenzen echter Hochzeiten

Bittet um zwei oder drei vollständige Hochzeiten, nicht um die schönsten Einzelbilder. Wie viele Gäste, welche Location, welches Budget, was war die größte Herausforderung? Wer frei und konkret darüber spricht, hat die Tage tatsächlich begleitet. Fragt ruhig auch nach einer Hochzeit, bei der etwas schiefgegangen ist. Die Antwort auf diese Frage sagt mehr über Können und Haltung aus als jede Bildergalerie.

Transparente Honorare und ein schriftliches Angebot

Ihr solltet nach dem Erstgespräch ein Angebot bekommen, in dem in ganzen Sätzen steht, was enthalten ist: Anzahl der Termine, Stunden am Hochzeitstag, ob eine zweite Person dabei ist, Fahrt- und Übernachtungskosten, Zahlungsplan. Übliche Größenordnungen sind 3.500 bis 5.500 Euro für eine Vollplanung, etwa 2.800 bis 4.000 Euro für eine Teilplanung und ab etwa 1.200 bis 1.500 Euro für eine Tagesbegleitung. Manche rechnen stattdessen mit 10 bis 15 Prozent eures Budgets. Alle Modelle sind fair, solange sie erklärt werden.

Versicherung und Absicherung

Eine Berufshaftpflichtversicherung ist Standard und schnell nachgewiesen. Genauso wichtig, aber viel seltener geregelt: Was passiert, wenn eure Planerin am Hochzeitstag krank wird? Professionelle Anbieter haben ein Netzwerk aus Kolleginnen, eine schriftliche Vertretungsregel und eine Übergabedokumentation, aus der jemand anderes euren Tag steuern könnte.

Die Chemie

Ihr werdet ein Jahr lang über Geld, Familienkonflikte und Erwartungen sprechen. Wenn ihr euch im Erstgespräch nicht traut, das knappe Budget oder die schwierige Schwiegermutter anzusprechen, wird das später nicht besser. Achtet darauf, wer mehr redet. Ein gutes Erstgespräch besteht überwiegend aus Fragen an euch.

Das Erstgespräch ist fast immer kostenlos. Nutzt es wie ein Bewerbungsgespräch, denn genau das ist es: Ihr seid der Arbeitgeber, und ihr dürft alles fragen.

Die acht besten Fragen fürs Erstgespräch

1. Wie viele Hochzeiten habt ihr im letzten Jahr begleitet, und wie viele davon in unserer Größe?
2. Wie viele Hochzeiten übernehmt ihr pro Wochenende und pro Saison?
3. Wer steht an unserem Tag tatsächlich vor Ort, und wie lange?
4. Wie erfahren wir, was ihr gerade tut, gibt es feste Termine oder melden wir uns bei Bedarf?
5. Erhaltet ihr Provisionen von Dienstleistern, die ihr uns empfehlt?
6. Sind wir an euer Netzwerk gebunden oder dürfen wir eigene Anbieter mitbringen?
7. Wer schließt die Verträge mit den Dienstleistern ab, wir oder ihr?
8. Was passiert, wenn ihr am Hochzeitstag ausfallt?

Die Antworten müssen euch nicht alle gefallen. Es ist völlig legitim, nur mit einem festen Netzwerk zu arbeiten oder pro Wochenende nur eine Hochzeit zu betreuen. Entscheidend ist, dass die Antwort kommt, ohne dass jemand ausweicht.

Warnsignale

• Provisionen von Dienstleistern, die auf Nachfrage nicht offengelegt werden. Provisionen an sich sind zulässig, das Verschweigen ist das Problem, denn dann wisst ihr nie, ob eine Empfehlung euch oder der Marge gilt.
• Druck im Gespräch. Sätze wie „euer Datum ist fast weg" oder „heute unterschrieben gibt es Rabatt" gehören nicht in eine Zusammenarbeit, die ein Jahr dauert.
• Kein schriftlicher Vertrag, keine klare Leistungsbeschreibung, alles nur per Sprachnachricht.
• Keine Regelung für Krankheit, Verschiebung oder Absage, auf beiden Seiten.
• Ausweichende Antworten auf einfache Zahlenfragen, etwa wie viele Stunden am Hochzeitstag enthalten sind.
• Ein Angebot, das deutlich unter allen anderen liegt, ohne dass erkennbar ist, was dafür fehlt.

So kommt ihr zur Entscheidung

Sprecht mit drei Anbietern, nicht mit zehn. Gebt allen dieselben Eckdaten mit: Datum oder Zeitraum, Region, ungefähre Gästezahl, ungefähres Budget und die Leistungsstufe, die ihr euch vorstellt. Erst dann sind die Angebote vergleichbar. Lest die Verträge in Ruhe, nicht am selben Abend, und schaut euch neben dem Preis vor allem an, was bei Verschiebung und Absage gilt.

Und dann entscheidet ihr zu zweit, ohne die Meinung der Familie. Ihr sucht keine Dienstleistung, ihr sucht jemanden, dem ihr im entscheidenden Moment vertraut, auch wenn es an eurem Tag einmal regnet.