Vollplanung, Teilplanung oder Tagesbegleitung?

Fast jedes Planungsbüro bietet drei Leistungsstufen an: Vollplanung, Teilplanung und Tagesbegleitung. Die Namen klingen selbsterklärend, sind es aber nicht, denn jede Planerin schneidet sie ein bisschen anders zu. Wenn ihr versteht, was die drei Stufen im Kern voneinander unterscheidet, könnt ihr Angebote lesen und wisst schon vor dem ersten Gespräch, wonach ihr fragt.

Vollplanung: jemand trägt das Ganze

Bei der Vollplanung übernimmt euer Planungsbüro den gesamten Weg, von der Idee bis zum Abbau. Dazu gehören in der Regel die Entwicklung eines Konzepts, die Suche und Besichtigung der Location, die Auswahl und Buchung aller Dienstleister, das Budget, der Zeitplan, die Koordination am Hochzeitstag und die gesamte Kommunikation dazwischen.

Der entscheidende Unterschied zu den anderen Stufen liegt nicht in der Menge der Aufgaben, sondern in der Verantwortung. Bei einer Vollplanung ist eine Person dafür zuständig, dass am Ende alles zusammenpasst. Ihr trefft weiterhin jede Entscheidung, aber ihr müsst nicht daran denken, dass die Blumen zur Location, der Zeitplan zum Menü und die Technik zur Band passen. Dafür liegen die Honorare im Schnitt bei 3.500 bis 5.500 Euro, gängig ist auch eine Berechnung über 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets.

Passt zu euch, wenn ihr wenig Zeit habt, viele Gäste erwartet, an einem fremden Ort feiert oder wenn euch die Vorstellung, ein Jahr lang Dienstleister zu vergleichen, ehrlich gesagt erschöpft.

Teilplanung: ihr plant, jemand ordnet

Die Teilplanung ist die Stufe mit den größten Unterschieden zwischen den Anbietern, und sie ist die Stufe, bei der ihr am genauesten hinsehen müsst. Üblich sind zwei Zuschnitte. Entweder übernimmt der Planer bestimmte Gewerke vollständig, etwa Location und Catering, und ihr macht den Rest. Oder ihr plant alles selbst und bekommt regelmäßig Beratung, Vorlagen, Kontakte und einen Blick von außen auf euren Zeitplan.

Beides funktioniert gut, aber nur mit einer klaren Grenze. Schreibt vor Vertragsschluss auf, wer welche Dienstleister anfragt, wer die Verträge abschließt und wer im Zweifel entscheidet. Die meisten Enttäuschungen bei einer Teilplanung entstehen nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch eine unausgesprochene Erwartung.

Passt zu euch, wenn ihr gerne selbst plant, aber an ein oder zwei Stellen an eure Grenzen kommt, etwa beim Budget, bei der Location-Suche oder beim Ablauf des Tages.

Tagesbegleitung: der Tag gehört euch, nicht der Organisation

Bei der Tagesbegleitung, oft auch Hochzeitskoordination genannt, plant ihr die komplette Hochzeit selbst. Etwa sechs bis acht Wochen vorher übernimmt jemand euren Stand: liest alle Verträge, baut daraus einen belastbaren Ablaufplan, spricht mit allen Dienstleistern und steht am Hochzeitstag ab dem Aufbau bereit. Die Preise beginnen bei etwa 1.200 bis 1.500 Euro.

Diese Stufe wird unterschätzt. Sie kostet am wenigsten und verhindert trotzdem den häufigsten Fehler überhaupt, nämlich dass das Brautpaar oder die Trauzeugin am eigenen Fest arbeitet. Wenn der Florist eine halbe Stunde zu spät kommt, ruft nicht ihr an, sondern jemand anderes, und ihr erfahrt davon idealerweise gar nichts.

Passt zu euch, wenn ihr Freude am Planen habt, euer Budget begrenzt ist oder wenn ihr schon fast fertig seid und nur den Tag selbst absichern wollt.

Wenn ihr euch zwischen zwei Stufen nicht entscheiden könnt, fragt nicht „was kann ich mir leisten“, sondern „was passiert, wenn niemand es macht“. Alles, worauf die Antwort „dann macht es meine Mutter oder meine Trauzeugin“ lautet, gehört in die Hände einer bezahlten Person.

Entscheidungshilfe in fünf Fragen

1. Wie viele Stunden pro Woche könnt ihr realistisch für die Planung aufbringen? Unter zwei Stunden spricht klar für eine Vollplanung.
2. Wie viele Gäste kommen? Ab etwa 100 Personen steigt die Komplexität sprunghaft, weil Logistik, Sitzordnung und Zeitplan sich gegenseitig beeinflussen.
3. Wie viele Orte sind beteiligt? Ein einziger Ort ist gut zu überblicken, drei Orte an einem Tag sind eine Planungsaufgabe für sich.
4. Wie sicher fühlt ihr euch beim Verhandeln und beim Lesen von Verträgen? Unsicherheit an dieser Stelle kostet später Geld.
5. Wollt ihr am Hochzeitstag Ansprechpartner sein? Wenn nein, ist die Tagesbegleitung das Minimum.

Mischformen sind der Normalfall

In der Praxis buchen viele Paare keine der drei Stufen in Reinform. Eine Teilplanung mit fester Tagesbegleitung ist eine der häufigsten Kombinationen, ebenso eine Vollplanung, bei der ihr die Papeterie und die Musik selbst übernehmt, weil euch genau das Freude macht. Sprecht offen aus, was ihr selbst machen wollt. Ein gutes Büro streicht diese Punkte aus dem Angebot, statt sie stillschweigend mitzuberechnen.

Zwei Irrtümer zum Schluss

Der erste: Eine Vollplanung nimmt euch die Hochzeit aus der Hand. Das Gegenteil ist der Fall, wenn die Zusammenarbeit stimmt. Ihr entscheidet weiterhin über jedes Detail, nur eben auf Basis von drei vorgeschlagenen Optionen statt nach dreißig eigenen Recherchestunden.

Der zweite: Eine Tagesbegleitung sei etwas für kleine Hochzeiten. Auch das stimmt nicht. Sie ist für Paare gedacht, die selbst planen wollen, und das kann eine Feier mit 40 oder mit 140 Gästen sein. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Frage, wer die Verantwortung für den Ablauf trägt.