Was kostet ein Hochzeitsplaner?

Wer zum ersten Mal Angebote von Hochzeitsplanern einholt, bekommt Zahlen zu sehen, die weit auseinanderliegen. Die eine Planerin nennt 1.400 Euro, das nächste Büro 6.000 Euro, und ihr sitzt davor und wisst nicht, ob das eine ein Schnäppchen und das andere Wucher ist. Meistens ist beides fair: Hinter den Zahlen stecken unterschiedliche Honorarmodelle und vor allem sehr unterschiedliche Leistungen.

Die drei üblichen Honorarmodelle

Das Pauschalhonorar

Das ist die häufigste Form: ein fester Betrag für einen klar beschriebenen Leistungsumfang. Der Vorteil liegt auf der Hand, ihr wisst vom ersten Tag an, womit ihr rechnen müsst, und die Zahl steht nicht in Abhängigkeit davon, wie teuer eure Hochzeit am Ende wird. Wichtig ist, dass die Pauschale sauber beschrieben ist. Wie viele persönliche Termine sind enthalten? Wie viele Stunden am Hochzeitstag? Ist eine zweite Person dabei, wenn parallel Trauung und Location laufen?

Der Anteil am Hochzeitsbudget

Verbreitet sind 10 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets. Das klingt fair und ist es meistens auch, denn eine Hochzeit für 60 Gäste macht schlicht weniger Arbeit als eine für 160. Es gibt aber einen Haken, über den selten jemand spricht: Bei diesem Modell verdient der Planer mehr, je mehr ihr ausgebt. Gute Planerinnen lösen das, indem sie den Prozentsatz auf ein bei Vertragsschluss festgehaltenes Budget beziehen und spätere Erweiterungen gesondert vereinbaren. Fragt aktiv danach, die Antwort sagt euch viel über die Haltung eures Gegenübers.

Der Stundensatz

Seltener, aber bei klar abgegrenzten Aufgaben sinnvoll, etwa wenn ihr nur bei der Location-Suche oder beim Ablaufplan Unterstützung wollt. Lasst euch in diesem Fall eine Schätzung des Gesamtaufwands geben und vereinbart eine Obergrenze. Ein Stundensatz ohne Deckel ist für beide Seiten unangenehm.

Realistische Preisspannen

Für eine Vollplanung liegen die Honorare im Schnitt bei 3.500 bis 5.500 Euro. In Großstädten, bei sehr individuellen Konzepten und bei mehrtägigen Feiern liegt es darüber. Eine Teilplanung ordnet sich darunter ein, je nachdem, wie viel ihr wirklich abgebt. Eine Tagesbegleitung, bei der ihr selbst plant und jemand den Hochzeitstag steuert, beginnt bei etwa 1.200 bis 1.500 Euro.

Dazu kommen Faktoren, die nichts mit Qualität zu tun haben: Ein Samstag im Juni ist teurer als ein Freitag im März, Anfahrt und Übernachtung werden bei weiter entfernten Hochzeiten meist gesondert berechnet, und wer seit zehn Jahren im Geschäft ist, ruft andere Zahlen auf als jemand im zweiten Jahr. Beides kann für euch die richtige Wahl sein.

Vergleicht niemals zwei Zahlen, sondern immer zwei Leistungsbeschreibungen. Ein Angebot ohne Leistungsbeschreibung ist kein Angebot, sondern eine Hausnummer.

Was in einem guten Angebot steht

• Der Leistungsumfang, schriftlich und in ganzen Sätzen, nicht nur als Stufenname
• Die Anzahl der persönlichen Termine und ob Videocalls zusätzlich möglich sind
• Die Stunden am Hochzeitstag und wer nach dem Ende der Betreuung übernimmt
• Ob am Hochzeitstag eine zweite Person dabei ist und ob sie extra kostet
• Fahrt-, Übernachtungs- und Materialkosten
• Der Zahlungsplan, üblich sind eine Anzahlung und ein oder zwei Raten
• Was bei Verschiebung oder Absage gilt, auf beiden Seiten

Ein Punkt fehlt in vielen Angeboten und gehört unbedingt angesprochen: Provisionen. Manche Planer erhalten von empfohlenen Dienstleistern eine Vermittlungsprovision, andere lehnen das grundsätzlich ab und geben Rabatte an euch weiter. Beides ist zulässig, solange es offen auf dem Tisch liegt. Fragt einfach direkt. Wer die Frage souverän beantwortet, arbeitet vermutlich auch sonst transparent.

Wann sich das Honorar rechnet

Seien wir ehrlich: Ein Hochzeitsplaner ist kein Sparprogramm. Das Versprechen, das Honorar hole sich immer von selbst wieder herein, stimmt in dieser Pauschalität nicht. Es gibt aber drei Punkte, an denen sich die Ausgabe regelmäßig lohnt.

Erstens die Erfahrung mit Preisen und Verträgen. Wer jedes Jahr zwanzig Angebote von Caterern, Floristinnen und Technikern liest, erkennt sofort, was fehlt, was doppelt drin steht und was zu knapp kalkuliert ist. Zweitens die vermiedenen Fehlentscheidungen. Eine zu klein gebuchte Tanzfläche, ein Zelt ohne Heizung, ein Zeitplan, der die Fotos in die Dämmerung schiebt: Solche Dinge kosten hinterher Geld oder lassen sich gar nicht mehr reparieren. Drittens eure Zeit. Wie viele Stunden in einer Hochzeitsplanung stecken, unterschätzen fast alle Paare, und diese Stunden fallen genau in die Monate, in denen ohnehin viel los ist.

Umgekehrt gilt: Wenn euer Gesamtbudget klein ist, ist eine Vollplanung selten die beste Verwendung des Geldes. Dann ist eine Tagesbegleitung fast immer der klügere Schritt, weil sie genau den einen Tag absichert, an dem ihr nicht arbeiten wollt.

So vergleicht ihr Angebote wirklich

Holt drei Angebote ein, nicht zehn. Nennt in der Anfrage dieselben Eckdaten: Datum, Region, ungefähre Gästezahl, ungefähres Budget und die Leistungsstufe, die ihr euch vorstellt. Nur dann sind die Antworten vergleichbar. Rechnet danach alle Zusatzkosten in die Summe hinein und schaut euch an, was pro Stunde Begleitung am Hochzeitstag übrig bleibt.

Und am Ende zählt ein Kriterium, das in keiner Tabelle steht: Ihr werdet mit diesem Menschen ein Jahr lang über Geld, Familie und Erwartungen sprechen. Wenn sich das Erstgespräch gut anfühlt, ist das kein weiches Kriterium, sondern ein hartes.